Vedeli ste, že počas krízového obdobia sa postupne odhaľuje problém zastaraných fakturačných systémov a že% faktúr stále prechádza skenerom? Napriek obrovským výhodám, ktoré digitálna fakturácia ponúka, ešte stále nie je štandardnou záležitosťou. Najmä v tomto krízovom období spoločnosti, ktoré uprednostňujú papier pred digitalizáciou, v administratíve výrazne zaostávajú. V predchádzajúcom článku sme vám vysvetlili, ako môžete prejsť na digitálnejšie účtovníctvo.

Vyzývame všetky spoločnosti, aby urgentne zaviedli digitálnu fakturáciu. Elektronická fakturácia by mala spoločnostiam pomôcť pri rýchlejšom, efektívnejšom a bezpečnejšom spracovaní faktúr. Dnes je iba malé percento faktúr spracovávaných naozaj úplne digitálne. Digitálna fakturácia však ponúka veľa výhod. Krízová situácia ich opäť jasne odhaľuje. Tak ako sme aj v minulosti upozorňovali v našom článku je dôležité rozlišovať úrovne digitalizácie.

Prvá úroveň digitalizácie, keď faktúry sú síce vystavené v elektronickom formáte – napríklad v PDF,  je určite dobrým začiatkom a zrýchlením výmeny dokumentov, ale pre spracovanie faktúr je to iba malé zlepšenie, keď proces spracovania sa v podstate odľahčí iba o potrebu skenovania papierovej faktúry, inak ostáva rovnaký.

Skutočným impulzom pre plné využitie digitálneho spracovania faktúr bude až druhá úroveň digitalizácie, keď faktúry budú mať nielen digitálnu formu ale aj ich obsah (ako hodnota, množstvo, predmet fakturácie a dôležité dátumy) bude digitálne uložený vo vystavenej faktúre. Nevyhnutným predpokladom je existencia všeobecne platného štandardu. Takto vystavené faktúry môžu byť potom na strane prijímateľa priamo prečítané a spracované, bez potreby ich „pretlmočenia“ do digitálneho jazyka. Až táto úroveň digitalizácie prinesie očakávané skokové zrýchlenie a zefektívnenie spracovávania faktúr.

Spoločnosti, ktoré v týchto časoch stále pracujú s papierovými dokumentmi postupne zaostávajú. Dôležité dokumenty napríklad zostanú v kancelárii a tí, ktorí pracujú z domu, nemajú vždy prístup ku skeneru a faxu. Mnoho spoločností navyše uchováva papierové dokumenty v karanténe po určitý čas pred ich spracovaním. Na druhej strane tí, ktorí faktúry odosielajú a spracúvajú digitálne, v súčasnosti viac ako kedykoľvek predtým šetria čas a peniaze. Navyše je to aj oveľa bezpečnejšie a má to tiež pozitívny dopad na cash flow a platobnú schopnosť.

Ďalšie tipy na digitálnu fakturáciu nájdete TU.

VGD je za digitálnu fakturáciu

Naša spoločnosť podporuje a vyzýva ostatné spoločnosti, aby používali digitálnu fakturáciu. Najmä vzhľadom na súčasnú situáciu, v ktorej spoločnosti prechádzajú na všetky možné digitálne aplikácie, je teraz dôležitým rozhodnutím, či digitálnu fakturáciu využijú.

Upozorňujeme, že na prechod na druhú úroveň digitalizácie, skutočné digitálne spracovanie, je potrebné mať pripravené aj legislatívne a technické prostredie. Úspech spočíva v štandardizácii výmeny fakturačných informácií. Na úrovni EU boli v posledných rokoch zavedené štandardy pre digitálnu fakturáciu a boli už dokonca prenesené aj do slovenskej legislatívy, ako sme opísali v našom článku. Slovenská vláda teraz musí dotiahnuť tieto legislatívne základy do praktického zavedenia e-govermentu pre účely ktorého boli štandardy vyvinuté. Vláda následne očakáva a dúfa že nielen spoločnosti spolupracujúce so štátom ale aj celý podnikateľský sektor postupne adoptuje tieto štandardy a zavedie skutočne digitálnu fakturáciu.

Nie je však dôvod vyčkávať na kroky vlády, tým že štandardy a legislatíva sú už k dispozícii, radi by sme videli aby podnikateľský sektor prevzal iniciatívu a chytil sa príležitosti čo najskoršieho zavedenia plnej digitalizácie spracovania faktúr.

Menej papiera, menej starostí

Vďaka digitálnej fakturácii spoločnosti už nebudú pociťovať bolesti hlavy. Faktúra sa automaticky dostane do účtovníckych kancelárií. Zbytočné kroky čítania a „prekladania“ faktúr do digitálneho jazyka sa odstránia. Takýto systém umožňuje aj plynulejšie a jednoduchšie platby a tiež zaisťuje, že finančné toky v spoločnosti sú v dobrej kondícii. Digitálne systémy spoločnostiam uľahčujú účtovanie faktúr. Vďaka digitálnej archivácii majú spoločnosti svoje dokumenty k dispozícii rýchlo a v správnom momente.

Ďalšia výhoda: vďaka digitálnej fakturácii poradenské firmy trávia menej času základnou výkonnou prácou, môžu sa viac sústrediť na analýzu výsledkov a na možné príležitosti, v ktorých spočíva ich pridaná hodnota ako poradcov. Najmä v časoch obmedzeného trhu práce je to skutočná pridaná hodnota.

Na základe spomenutého naša spoločnosť podporuje všetky snahy spoločnosti a dodávateľov, v spolupráci na tvorbe nových systémov elektronických faktúr. Môžu byť súkromné, ale existujú aj verejné platformy, ako je PEPPOL.

PEPPOL je iniciatívou Európskej komisie a slúži ako platforma na výmenu digitálnych dokumentov vrátane faktúr. Cieľom platformy je uľahčiť spracovanie údajov tým, že spoločnostiam ponúkne štandardný formát, ktorý je prístupný každému.