e-nákup a e-fakturácia

Korporácie si uvedomili výhody digitalizácie pri nákupe (e-nákup) už pred niekoľkými desaťročiami. Vyvinuli automatické systémy pre plánovanie zdrojov, digitalizáciu faktúr pomocou optického rozpoznania (OCR), elektronický prenos objednávok, dodacích listov a faktúr (systémy EDI). Doteraz však boli tieto systémy dostupné iba pre veľké organizácie.

Teraz sú už aj malé a stredné podniky (MaSP) schopné digitalizovať procesy v rámci vlastnej organizácie. Implementujú menšie ERP systémy, a už teraz sú schopné automatizovať niekoľko úrovní cyklu obstarávania ako napríklad plánovanie zdrojov, dopyt, schvaľovanie, atď.

Avšak oblasť e-Fakturácie je špecifická, pretože dochádza ku komunikácii medzi rôznymi externými subjektmi a tak je táto oblasť stále takmer nedotknutá digitalizáciou. Ostáva posledným slabým miestom v celom nákupnom procese čo bráni úplnej digitalizácii e-nákupu.

V Európe je 99% podnikov v kategórii MaSP, z ktorých väčšina sú súkromní podnikatelia / jediní vlastníci. Je preto obrovskou výzvou priniesť do takejto rôznorodej oblasti nevyhnutnú úroveň štandardizácie. Aj napriek tomu, že potenciál pre úspory a zlepšenie procesov je obrovský.

EÚ udáva tón

Na začiatku tohto desaťročia si Európska Komisia a členské štáty EÚ uvedomili tento potenciál. Pokúsili sa ho uchopiť v rámci iniciatívy, s názvom Digitálna agenda pre Európu (stratégia pre 2020). Táto stavia do popredia dosiahnutie jednotného digitálneho trhu a výzvy pre odstránenie regulačných a technických prekážok, ktoré bránia masovému prijatiu e-fakturácie.

Potenciál úspor v tejto oblasti je skutočne vysoký. Masové prijatie e-fakturácie v rámci EÚ by viedlo k výrazným ekonomickým výhodám. Okrem toho kvôli tesnému spojeniu medzi procesmi fakturácie a platieb, prinieslo vytvorenie Jednotnej oblasti platieb v EUR (SEPA) odrazový mostík pre vzájomnú spoluprácu európskych schém e-fakturácie.

Komisia chce, aby sa e-fakturácia stala v Európe hlavným spôsobom fakturácie do roku 2020.

V niektorých krajinách je e-fakturácia taktiež silne motivovaná fiškálnymi úvahami a potrebou zlepšenia výberu daní pri dodávke tovarov a služieb.
 

Nie všetky metódy e-fakturácie sú rovnaké

Vo všeobecnosti je možné rozdeliť digitálne faktúry do dvoch hlavných kategórií na základe úrovne digitalizácie:

1. Vizuálne digitálne faktúry (napr. pdf, jpg)
2. e-Faktúry so štruktúrovanými údajmi

Vizuálne digitálne faktúry sú iba prvou etapou digitalizácie. Umožňujú digitálnu archiváciu, redukujú spotrebu papiera a poštovné náklady. Ale skutočné výhody prichádzajú iba pri druhej etape digitalizácie – e-Faktúry so štruktúrovanými údajmi – tie umožňujú vylúčiť akékoľvek manuálne spracovanie a umožňujú úplnú automatizáciu.

Výhody plynúce z elektronickej fakturácie

Jednou dôležitou vlastnosťou e-faktúry je jej potenciál pre automatizáciu, predovšetkým ak je faktúra poslaná v štruktúrovanom formáte.

Vo všeobecnosti môžeme medzi výhody e-fakturovania zaradiť:

1. úsporu papiera;
2. zlepšenie procesov;
3. zníženie administratívneho zaťaženia v oblasti DPH;
4. zníženie emisií CO2;
5. aspekty pohodlnosti e-fakturácie pre zákazníkov;

Pri podrobnejšom pohľade je možné nájsť zlepšenia účinnosti pre firmy v nasledovných oblastiach:

1. eliminácia manuálnych úloh,
2. dosiahnutie vyššej miery vybavenia faktúr,
3. skrátenie časového cyklu spracovania faktúr,
4. zníženie sankčných úrokov,
5. zlepšenie kontroly kvality,
6. zlepšenie flexibility spoločností vďaka poskytovaniu informácií v reálnom čase,
7. umožnenie elektronickej autorizácie,
8. umožnenie autorizačných schém a kontrolných bodov v pracovnom procese,
9. zlepšenie integrity informácií pomocou opatrení autorizácie a zaznamenávania udalostí,
10. umožnenie lepšej podpory pri rozhodovacích procesoch,
11. podpora geografickej nezávislosti pomocou pracovného toku cez web a pomocou elektronického podávania.

Otváranie dverí pre nové technológie

Dosiahnutie druhého stupňa e-fakturácie – faktúry so štruktúrovanými údajmi – otvára dvere pre sľubné digitálne technológie ako sú blockchain a rozsiahla analytika údajov (Big data analytics).

Technológia Blockchain by širšom zmysle dobre zapadla do konceptu elektronickej fakturácie alebo e-účtovania.  Teoreticky by mohla byť technológia blockchain využitá na úplnú automatizáciu od validácie transakcií, doručenia e-faktúry až po uľahčenie platby.

Rozsiahla analytika údajov použitá na obrovské množstvo štruktúrovaných údajov e-fakturácie by otvorila mnoho dodatočných služieb alebo pohľadov napríklad na optimalizáciu cenotvorby.

Stav snahy EÚ s ohľadom na e-fakturáciu

V posledných rokoch prijala EÚ niekoľko krokov za účelom propagácie vízie e-fakturácie. Kľúčovými opatreniami boli:

• Smernica o DPH 2010/45/ES – ktorá postavila e-fakturáciu na rovnakú úroveň ako papierové faktúry,
• Smernica 2014/55/EU o e-fakturácií pri verejnom obstarávaní – ide ešte ďalej a zavádza normy pre e-faktúry so štruktúrovanými údajmi.

Smernica o DPH sa už premietla do legislatívy v Európe, vrátane Slovenskej republiky. Podporila šírenie vizuálnych digitálnych faktúr, ktoré sú dnes už výrazne bežnejšie ako pred niekoľkými rokmi.

Smernica o e-fakturácii pri verejnom obstarávaní je stále v procese jej premietnutia do miestnej legislatívy. Po jej vydaní dňa 16. apríla 2017 bolo stanovených niekoľko rokov pre vývoja technickej normy (model sémantických údajov) pre e-fakturácia. Bola dokončená a vydaná dňa 17. októbra 2017 (č. EN 16931).

Európska Komisie pre normalizáciu preskúmala niekoľko syntaxí, ktoré sa v praxi už používali a napokon vybrala dve z nich ako súčasť technickej normy (UBL 2.1 a UN/CEFACT Cross Industry Invoice)

Po vydaní technickej normy vstúpil projekt e-fakturácie do etapy implementácie s nasledovnými konečnými termínmi:

• 18. apríl 2019  - termín pre členské štáty na jej zavedenie do národnej legislatívy a na implementáciu Smernice (pre zmluvné orgány a spoločnosti)
• 18. apríl 2020 – predĺžený termín pre zmluvné orgány a spoločnosti, ktoré nie sú centrálnymi vládnymi orgánmi

Pravidlá iba pre verejné obstarávanie

Smernica upravuje iba verejné obstarávanie (B2G), preto nebudú zavedené žiadne povinné pravidlá na transakcie medzi súkromnými spoločnosťami alebo zákazníkmi (B2B alebo B2C).

Avšak je možné očakávať, že implementácia zjednotenej európskej normy pre e-fakturácia v oblasti B2G v zásadnej miere podporí a motivuje implementáciu už vypracovaných noriem v oblasti B2B

Ako sa slovenská vláda pripravuje na verejné e-Obstarávanie

Európske inštitúcie (CEF Digital) pravidelne monitorujú stav implementácie smernice o e-fakturácii v členských krajinách. Podľa správy vydanej v júni 2018 bol zoznámený veľmi malý progres v implementácii Smernice o e-fakturácii.

Pre oblasť e-fakturácie je na Slovensku kompetentným orgánom Ministerstvo financií a Úrad pre verejné obstarávanie.

V súčasnosti neexistuje v tejto oblasti žiadna legislatíva. Nie je dostupná žiadna platforma pre e-fakturáciu a žiadne verejné orgány zatiaľ e-fakturáciu nepoužívajú. Údajne sa zatiaľ iba pripravuje politická diskusia o používaní e-fakturácie.

Čo robia iné krajiny?

Doteraz vydalo termíny pre zavedenie smernice o e-fakturácii do svojich miestnych legislatív celkovo 6 krajín.

Zaujímavo sa vyvíja proces e-fakturácie v Taliansku. Taliansko požiadalo EÚ o udelenie povolenia pre zavedenie povinného režimu e-fakturácie.

Pre verejný sektor spustilo e-fakturáciu už  1. júla 2018 a všeobecné e-fakturácia v oblasti B2B a B2C začne 1. januára 2019. V Taliansku sa môže e-faktúra posielať iba v rámci systému Interchange System (Sistema di Interscambio – SDI), ktorý riadia talianske daňové orgány.

V súčasnosti nie je formát e-faktúry kompatibilný s novou normou EÚ pre e-fakturáciu - EN 16931, ale už bol spustený projekt na zavedenie týchto štandardov do miestnej legislatívy.

Faktúra vystavená v inom formáte (papier, iný formát), alebo faktúra, ktorá nie je poslaná cez systém SDI sa považuje za „nevystavenú“ a takýto spôsob fakturácie sa štátom penalizuje.

Krajiny v Európe nastúpili na cestu postupného prekonávania prekážok pri zavádzaní skutočne digitálneho e-nákupu vrátane e-fakturácie vo forme štruktúrovaných údajov. Minimálne sú na dobrej ceste rozšírenie takejto e-fakturácie aj mimo oblasť korporácií. Inštitúcie EÚ zaznamenali výrazný rozvoj v legislatíve a v technickej štandardizácii smerom k naplneniu tohto cieľa. Slovenská republika by mohla urobiť viac pre podporu týchto snáh a mohla by pozdvihnúť stav digitálnej ekonomiky v našej krajine.