Od prvého augusta tohto roku nadobudol účinnosť nový zákon o zaručenej elektronickej fakturácii a centrálnom ekonomickom systéme. Pre podnikateľov zatiaľ neprináša žiadnu priamu zmenu, ale pootvára dvere pre budúcu revolúciu. Je preto dôležité tieto zmeny sledovať. My sme pre Vás vybrali 9 vecí, ktoré potrebujete o zaručenej fakturácii nateraz poznať, aby ste vedeli vyhodnotiť dopad zákona na vaše podnikanie.

1. e-fakturácia je iniciatívou celej Európskej únie

Aktuálne schválený zákon, je iba transponovaní európskej legislatívy do nášho legislatívneho prostredia. EU schválila smernicu o e-fakturácii už v roku 2014. Nasledovalo niekoľko rokov technických príprav a tvorby štandardov a noriem. Posledným dátumom pre zavedenie e-fakturácie do legislatívy členských štátov EU bol 17. apríl 2019. Slovenský zákon o e-fakturácii teda prichádza z niekoľko mesačným omeškaním za oficiálny termínom.

2. Zaručená e-faktúra bude zásadne odlišná o súčasného pojmu elektronickej faktúry

V súčasnosti používaný pojem elektronickej formy faktúry, známy zo zákona o DPH a zákona o účtovníctve, riešil dosiaľ iba formu faktúry. Papierovú verzus elektronickú (napr. PDF).

Nový zákon o e-fakturácii sa už posúva do obsahu faktúry. Zavádza štruktúrovaný obsah faktúry podľa európskej technickej normy (UBL 2.1 alebo UN/CEFACT). Táto zmena predstavuje revolučný posun v dvoch oblastiach:

1. Štruktúrovaná forma umožňuje priame spracovanie v ekonomických systémoch bez potreby manuálneho alebo automatizovaného prevodu údajov z faktúry,
2. E-fakturácia bude európskym štandardom – aj doteraz existovali štruktúrované formy fakturácie, ale nikdy neboli zjednotené na medzinárodnej úrovni.

Zákonodarca zvýraznil tento rozdiel použitím slova „zaručená“ elektronická faktúra, aby nedochádzalo k nedorozumeniam pri implementácii nového zákona.

3. Kto má povinnosť zaručené e-faktúry prijímať a kto ich vystavovať?

1. Zaručené e-faktúry budú povinne prijímať aj vydávať rozpočtové a príspevkové organizácie a verejný obstarávatelia.
2. Z toho vyplýva povinné vydávanie zaručených e-faktúr pre dodávateľov týchto rozpočtových a príspevkových organizácií a verejných obstarávateľov (t. j. aj podnikateľov dodávajúcich plnenia štátnym organizáciám).

Povinnosť vydávať e-faktúru sa nevzťahuje na plnenia do 5000 EUR.

3. Tiež povinné prijímanie zaručených e-faktúr všetkých odberateľov plnení od organizácií verejnej správy (t. j. vrátane podnikateľských subjektov)

Povinnosť prijímať e-faktúru sa nevzťahuje na fyzické osoby.

Na účely prijímania zaručených elektronických faktúr budú slúžiť aj už existujúce e-schránky podnikateľských subjektov.

4. Zaručené e-faktúry sa začnú používať od roku 2021

Podľa nového zákona budú vytrovené prístupy do nového fakturačného systému do konca februára 2021.

Presné termíny a detaily zavedenia nie sú ešte známe. Ministerstvo financií SR má podľa nového zákona povinnosť vydať všeobecne záväzný právny predpis, ktorý upresní rozsah, spôsob použitia a termíny zavedenia nového fakturačného systému.

5. Ako to bude prakticky fungovať?

Štát vytvorí nový centrálny fakturačný systém, ktorého správcom bude ministerstvo financií. Fakturačný systém bude prístupný cez web.

Subjekty zapojené do e-fakturácie získajú svoj profil v tomto online fakturačnom systéme. Pre účely prijímania zaručených e-faktúr bude tento systém prepojený s existujúcim systémom e-schránok.

Z opísaného sa bude e-fakturačný systém podobať na systém e-kasa, čiže centralizovaný systém, na ktorý sa pripájajú zainteresované subjekty.

6. Systém zaručenej e-fakturácie bude prístupný pre všetkých

Zaručená e-fakturácia sa bude povinne používať vo verejnej správe a pri obchodovaní s ňou.

Nový zákon však otvoril cestu používania centrálneho fakturačného systému aj pre subjekty, ktoré nemajú zákonnú povinnosť jeho používania, ak sa tak rozhodnú a dohodnú so svojimi partnermi.

Termíny, kedy a podmienky, za ktorých tak budú môcť bežný podnikatelia urobiť, určí Ministerstvo financií. Ministerstvo avizovalo, že zapojenie dobrovoľných účastníkov fakturačného systému nepredpokladá skôr ako o 2 roky od účinnosti nového zákona. Dá sa preto predpokladať, že otvorenie systému by sa mohlo uskutočniť v lete 2021.

7. Veľký posun v digitalizácii verejnej správy

Okrem zavedenia zaručenej e-fakturácie priniesol nový zákon aj výrazný posun v digitalizácii verejnej správy.

Zákon predpokladá zavedenie centrálneho ekonomického systému verejnej správy. Systém bude pod správou ministerstva financií.

Okrem už spomínaného fakturačného systém, bude tento systém slúžiť aj na vedenie účtovníctva, reporting, evidenciu majetku, riadenie  ľudských zdrojov a pod.

Takáto digitalizácia verejnej správy môže byť dobrou správou pre občanov aj pre podnikateľov, pretože môže viesť k z zefektívneniu fungovania verejnej správu a skvalitneniu jej služieb.

8. V akom stave je príprava centrálneho systému pre zaručenú fakturáciu

Podľa dostupných informácií z ministerstva financií je projekt systému e-fakturácie vo verejnej správa stále iba v prípravnej fáze. Ešte v roku 2018 vznikla štúdia uskutočniteľnosti projektu a projekt bol posúdený metodikou hodnota za peniaze.

Na jar tohto roku vláda schválila národný projekt pre verejné nákupy bez papierových faktúr na obdobie 2019 až 2022 a zabezpečila preň prostriedky vo výške 5 Mil. EUR z európskych fondov.

Podľa stavu k začiatku októbra 2019 však zatiaľ nebola zverejnená žiadna ponuka na verejné obstarávanie v tejto oblasti.

Ostáva tak už iba jeden a pol roka na verejné obstarávanie, realizáciu, jeho testovanie a informovanie verejnosti o systéme e-fakturácie, čo je vzhľadom na dopad a rozsah projektu pomerne šibeničný termín. 

9. Odporúčame podnikateľom sledovať vývoj v zavádzaní systému e-fakturácie

I keď z novo prijatého zákona zatiaľ nevznikajú žiadne priame úlohy alebo povinnosti pre podnikateľov, odporúčame sledovať vývoj v tejto oblasti. Okruh dodávateľov verejnej správy je široký a všetci sa budú musieť pripraviť na zavedenie tohto systému.

Upozorňujeme, že všetci dodávatelia celého okruhu rozpočtových a príspevkových organizácií budú zapojený do systému zaručenej e-fakturácie. To nezahŕňa iba veľkých dodávateľov ministerstiev alebo rôznych infraštruktúrnych projektov, ale napríklad aj bežný dodávateľov školských jedální, štátnych zdravotníckych zariadení, dodávateľov miest a obcí atď.

Preto po zverejnení ďalších detailov o systéme od ministerstva financií, bude potrebné začať prípravu vlastných systémov a procesov na pripojenie k centrálnemu  systému zaručenej e-fakturácie.

Pre ostatných to tiež znamená príležitosť dobrovoľného zapojenia do systému a prechod na digitalizáciu spracovania faktúr na rádovo vyššej úrovni bez potreby prácneho získavania informácií z bežných faktúr.