V posledných dňoch vyprázdnili opatrenia na ochranu pred konavírusom kancelárie firiem a zo dňa na deň ich donútili drasticky zmeniť spôsob svojho fungovania...

A to je aj náš prípad. Aj my sme sa museli situácii prispôsobiť a pri tomto procese si uvedomujeme, že postupná digitalizácia nám v posledných rokoch s adaptáciou veľmi pomohla. Viacmennej sme iba presunuli naše pracovné stoličky do domáceho prostredia, pričom kľúčové nástroje a dokumenty sa sťahovať nemuseli. Tie ostali vo firme iba k nim pristupujeme vzdialene.

Rozhodli sme sa preto uviesť niekoľko príkladov digitálnych nástrojov, ktoré pomáhajú aj nám pri vzdialenej práci a zároveň veríme, že budú užitočné aj našim klientom pri organizácií svojho fungovania mimo kancelárie.

1. VGD portál pre zákazníkov (na platforme Tulip)

1. Digitálny archív faktúr – faktúry stačí poslať na určenú e-mailovú adresu, odkiaľ sú automaticky spracované a založené do webového digitálneho archívu nielen ako obrazové súbory, ale vrátane všetkých identifikačných, dátumových a hodnotových údajov, ktoré zvyšujú prehľad a rýchlosť vyhľadávania. Tento archív umožňuje zaviesť schvaľovacie procesy na strane klienta ako aj rýchle zaúčtovanie a plynulý prenos do účtovníctva bez zbytočného duplicitného prepisovania.
2. Spoločné úložisko pre zdieľanie ľubovoľných dokumentov – web aplikácia pre ukladanie dokumentov prístupné tak zamestnancom klienta, ako aj účtovníkom. Stačí jedna kópia dokumentu a prístup k nemu vieme prideliť všetkým, ktorí s ním potrebujú pracovať (namiesto presúvania a preposielania dokumentov e-mailmi a ich ukladania na rôznych miestach).
3. Riadený systém zberu podkladov pre spracovanie miezd a odovzdávanie spracovaných mzdový výstupov rozšírený o nástroje viacstupňového schvaľovania, ktoré sa vedia prispôsobiť procesom klienta.
4. Digitálny archív zmlúv – všetky zmluvy na jednom mieste, dostupné oprávnením užívateľom so sledovaním zmluvných strán, platnosti zmlúv a radením zmluvných dodatkov k hlavnej zmluve.
5. Objednávkový systém s možnosťou širokého nastavenia schvaľovacích procesov – dôsledná kontrola nad výdavkami firmy ešte pred samotným objednaním tovarov a služieb a ich prepojenie na prijaté faktúry.
6. Reporty, priznania a výstupy – archív všetkých výstupov spracovania prehľadne uložený na jednom bezpečnom mieste a usporiadaný pre rýchle vyhľadanie informácií vtedy keď sú potrebné. Prístupy sú riadené tak aby k citlivým informáciám mali prístup vždy iba oprávnené osoby.

2. Reporty na mieru dostupné cez web alebo mobilnú aplikáciu a priamo napojené na účtovné dáta  (na platforme Power BI)

V účtovných záznamoch Vašej firmy sú uložené hodnotné informácie pre riadenie firmy a udržiavanie kontroly nad procesmi v organizácii.

S využitím platformy Power BI od spoločnosti Microsoft sme pre vlastné potreby vyvinuli súbory reportov online prepojené na účtovné dáta. Reporty nám dávajú podrobný prehľad o účtovných výsledkoch, podrobný nástroj kontrolingu, reportovania dôležitých ukazovateľov (KPI) a plnenia rozpočtov.  

Na základe analýzy Vašich informačných potrieb Vám vieme pripraviť súbor reportov, ktoré budú priamo prepojené na Vaše účtovné dáta a poskytnú kľúčové informácie Vám alebo Vašim zamestnancom v jednoduchej a prívetivej forme bez potreby akýchkoľvek inštalácií programov, priamo cez webový prehliadač v PC alebo cez mobilnú aplikáciu.

V prípade, ak niektorý z vyššie spomenutých nástrojov ešte nevyužívate a cítite, že by Vám bol užitočný v aktuálnej situácii, neváhajte osloviť našich kolegov a požiadať ich o jeho využitie. Pracujeme pre Vás aj z domu. Pre viac informácií navštívte našu webovú stránku, facebookovú stránku alebo Linked-In profil.