V posledných rokoch majú spoločnosti čoraz väčší záujem o archiváciu účtovných dokumentov v elektronickej podobe.

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve takýto postup umožňuje, pričom od 1. januára 2022 došlo k výraznému zjednodušeniu transformácie účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby. Avšak pod podmienkou, že musí zostať zachovaná (okrem iného) vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu transformovaného dokladu (napr. faktúry, dokladu z registračnej pokladnice).

Spoločnosti (z pohľadu zákona o účtovníctve účtovné jednotky) sa môžu rozhodnúť, v akej podobe budú uchovávať účtovné záznamy. Pri rozhodnutí uchovávať dokumenty v elektronickej podobe však treba pamätať aj na súvisiace právne predpisy. Zákon o účtovníctve v princípe pripúšťa archiváciu elektronických účtovných záznamov, pričom sa nevyžaduje predkladanie účtovného záznamu v pôvodnej papierovej forme, ak osobitné predpisy neustanovujú inak.

Úzko súvisiacimi právnymi predpismi sú daňové zákony, najmä zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty. Zákon o dani z príjmov neobsahuje osobitné ustanovenia upravujúce uchovávanie rôznej daňovej dokumentácie, na niektorých miestach sa však odvoláva na zákon o účtovníctve a v ňom stanovené podmienky pre uchovávanie dokladov. Pokiaľ ide o požiadavky so zaobchádzaním s faktúrami, zákon o DPH obsahuje obdobné požiadavky ako zákon o účtovníctve. Od vydania faktúry do skončenia obdobia na uchovávanie musí byť zabezpečená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry, pričom zákon o DPH pripúšťa elektronické uchovávanie faktúr (pri dodržaní uvedených podmienok). Pri elektronickom uchovávaní je potrebné myslieť aj na skutočnosť, že na účely kontroly musí byť daňovému úradu umožnený prístup k elektronicky uchovávaným faktúram, ich sťahovanie a používanie.

Orgány verejnej správy musia brať do úvah aj ustanovenia zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a súvisiace metodické odporúčanie Ministerstva financií SR. Podľa zákon o finančnej kontrole a audite majú oprávnené osoby pri vykonávaní finančnej kontroly právo požadovať originály dokumentov. Avšak, ak osobitné predpisy (napr. zákon o účtovníctve, zákon o DPH, zákon o archívoch a registratúrach) ustanovujú možnosť uchovávania dokladov v elektronickej podobe, zákon o finančnej kontrole a audite túto možnosť taktiež akceptuje.

V súvislosti s elektronickým uchovávaním dokumentov je potrebné zaoberať sa aj zákonom č. 395/2002 Z. z. zákon o archívoch a registratúrach. Pri otázke uchovávania dokumentov v elektronickej podobe má tento zákon pomerne striktnú požiadavku, nakoľko v zásade umožňuje uchovávať dokumenty v elektronickej podobe len ak boli transformované z listinnej podoby zaručenou konverziou.

Zaručená konverzia je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu podľa zákona o e-Governmente. Zaručenú konverziu môžu vykonať len osoby priamo určené zákonom o e-Governmente (napr. orgán verejnej moci, advokát, notár).

Nevyhnutnosť transformovať dokumenty zaručenou konverziou na účely elektronickej archivácie súvisí s postavením pôvodcu registratúry. Na pôvodcu registratúry, ktorý nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán sa nevzťahuje transformácia zaručenou konverziou. Ide o tzv. pôvodcov registratúry III. kategórie.

Môže preto vzniknúť otázka, či podnikateľské subjekty (napr. s.r.o., akciová spoločnosť) musia na účely účtovníctva a archivácie uchovávať aj listinné originály, ak nevykonali transformáciu do elektronickej formy pomocou zaručenej konverzie.

K povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán vydalo Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky orientačnú pomôcku. V zmysle tejto pomôcky, fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán. Následne, takéto osoby (účtovné jednotky) nemajú povinnosť uchovávať aj originálny registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu (napr. skenom v súlade so zákonom o účtovníctve), počas lehoty pre archiváciu.

Na druhú stranu, niektoré podnikateľské subjekty môžu byť hodnotené ako také, z ktorých činnosti vznikajú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a teda musia mať minimálne registratúrny plán. Môže ísť napríklad o podnikateľský subjekt významný pre región svojho pôsobenia. Vyhodnotenie svojho postavenia samotným pôvodcom registratúry sa preto môže líšiť od vyhodnotenia príslušným štátnym archívom. Pôvodca registratúry tak môže nedopatrením zničiť originálny listinný dokument bez toho, aby ho previedol do elektronickej formy zaručenou konverziou. Je preto vhodné vopred požiadať príslušný archív o stanovisko k posúdeniu statusu pôvodcu registratúry.

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky na svojom webovom sídle zverejnilo metodické usmernenie, ktoré sa týka uchovávania a vyraďovania účtovných záznamov, pričom sa dotýka aj uchovávania a vyraďovania dokladov konvertovaných z listinnej do elektronickej podoby a naopak. Uvedené usmernenie poskytuje bezpečný návod, ako pôvodca registratúry môže vykonať konverziu účtovných záznamov z listinnej a elektronickej podoby a naopak, napríklad aj skenovaním, a nemusí vykonať zaručenú konverziu.

V spomínanom usmernení sa uvádza, že listinné originály účtovných záznamov, z ktorých pôvodca vyhotovil elektronické kópie (skeny), môže navrhnúť na vyradenie pred uplynutím ich lehoty uloženia (ihneď). Podmienkou vyradenia týchto dokumentov je, že v predloženom návrhu na vyradenie pôvodca povinne doplní vyhlásenie, že v súlade so zákonom o účtovníctve má vyhotovené ich vierohodné kópie.

Je však potrebné poukázali na skutočnosť, že metodické usmernenie nie je právne záväzné. Konkrétna situácia, v ktorej sa podnikateľ alebo organizácia môže ocitnúť, môže mať svoje špecifiká a preto je v prvom rade potrebné postupovať v súlade s príslušnou legislatívou.