Čo je digitálne je efektívnejšie!

Ako podnikateľ ste Vašim zákazníkom k dispozícii po celý deň. Po celodennej práci vám tak často zostáva veľa administratívnych úloh: plánovanie schôdzok, zostavovanie alebo kontrola faktúr a poplatkov, vykonávanie platieb... Vďaka digitalizácii pracujete efektívnejšie. Ak si svoje účtovné dokumenty nemusíte spracovávať sami, získavate čas navyše pre svoje hlavné podnikanie. Robí to už za vás účtovník? Teraz už nemusí tráviť čas prepisovaním faktúr ani on, radšej môže venovať takto získaný čas odbornejším radám.

Riešenie pre každého

Ako podnikateľ sa určite raz budete musieť podieľať na digitalizácii. Chcete ale začať radšej opatrne alebo naopak, radikálne? Inteligentné softvérové nástroje ponúkajú niečo pre každého. Na základe vašich potrieb si vyberiete požadované funkcie: od obyčajného nahrávania faktúr až po plne digitálny a prehľadný archív dokumentov na webe. Zistite, aké máte možnosti s vašou administratívou na web portáli VGD (ktorý je založený na platforme Tulip) a ďalších digitálnych nástrojoch:

Digitálna schránka na faktúry

Odteraz môžete svoje nákupné a predajné faktúry posielať priamo do svojho účtovného softvéru prostredníctvom digitálnej schránky. Predajné aj nákupné faktúry je možné zadávať aj automaticky pomocou softvéru na rozpoznávanie textu (OCR), ktorý sa učí jednotlivým formátom faktúr od konkrétneho dodávateľa. Prípadne synchronizujte svoj nástroj na vystavovanie predajných faktúr s účtovným softwarom, aby ste už nemuseli zadávať svoje predajné faktúry (alebo ich nechať zadávať) ručne.

Naskenujte potvrdenia o nákladoch a nahrajte ich do webovej aplikácie portálu VGD

Naskenujte bločky z obchodu alebo parkovacie lístky na mobile pomocou skenovacej aplikácie a nahrajte ich do nášho portálu VGD priamo z telefónu. Pracná manipulácia s bločkami a lístkami je minulosťou.

Posilnite kontrolu nad nákladmi a zefektívnite svoje interné schvaľovanie

Máte do procesu nákupu zapojených viac osôb? Potom budete potrebovať aby tí, ktorí sa podieľajú na kúpe konkrétnych položiek, skontrolovali faktúry predtým ako budú zaslané nám ako účtovníkom na spracovanie a platbu. Je to nevyhnutné na udržanie kontroly a zabránenie plateniu za nedodané položky alebo neposkytnuté služby. V minulosti to bol zdĺhavý proces. Zhromažďovanie faktúr, ich triedenie, prideľovanie zodpovedným osobám, distribuovanie, čakanie na schválenie a spätné vyzbieranie faktúr a zabezpečenie, aby sa v tomto celom kolobehu nič nestratilo? Stačilo! Digitalizované faktúry sa distribuujú schvaľovateľom a tí ich môžu vidieť online, schvaľovať ich aj na cestách a systém zaisťuje prehľad o tom, kto musí urobiť ďalší krok, a zároveň zaznamenáva všetky kroky od začiatku do konca. Vy máte čistú hlavu, sústredenú na úlohy dôležité pre vaše podnikanie.

Digitálne dokumenty môžu byť na viacerých miestach súčasne

V minulosti boli fyzické dokumenty a informácie buď vo vašej spoločnosti (bez vedomia účtovníka o nich) alebo potom neskôr opäť u účtovníka a Vám vo firme chýbali. Prípadne sa muselo všetko skopírovať, čo prinášalo ďalšie komplikácie. Teraz sa tieto dva svety spájajú do jedného. Po nahraní dokumentov či faktúr na náš VGD portál už existuje iba jedna verzia digitálneho dokumentu, prístupná pre vašich interných zamestnancov a taktiež pre nás, Vašich účtovníkov. To umožňuje, že účtovník sleduje faktúry, ktoré sú ešte stále v procese schvaľovania u Vás a na základe toho môže správne zaúčtovať časové rozlíšenie, tak aby boli Vaše mesačné finančné výsledky čo najpresnejšie. V minulosti bolo ťažké si to čo i len predstaviť.