Národná rada SR schválila začiatkom novembra 2021 novelu Zákona o účtovníctve, ktorá okrem iných zmien prináša aj jednu kľúčovú pre prácu s účtovnými dokladmi. Po rokoch snáh o digitalizáciu v oblasti účtovníctva prinesie táto zmena konečne veľkú úľavu pre každú spoločnosť, ktorá sa snaží napredovať v digitalizácii.

Prinášame Vám prehľad hlavných zmien, ktoré táto novela zavádza v oblasti práce s účtovnými dokladmi, ich ukladaním, zdieľaním a archiváciou:

• Menej povinných náležitostí účtovných dokladov – v minulosti bolo potrebné uviesť na účtovný doklad účty na ktorých sa daný doklad zaúčtuje. Riešilo sa to formou „košieľok“ alebo tlačou dokladov z denníka. Novela odstraňuje potrebu uvádzania účtov na účtovnom doklade.
• Fyzické podpisovanie účtovných dokladov nie je potrebné – novela upresňuje a potvrdzuje, že úkony vykonané v programe pod prihlasovacími údajmi užívateľa (meno / heslo) majú rovnaký účinok ako fyzický podpis potvrdzujúci tieto úkony. To znamená, že ak je účtovný doklad vytvorený v účtovnom programe tak, že je zaznamenané kto ho vytvoril alebo zmenil, je plnohodnotný a nie je potrebné ho ešte vytlačiť a podpisovať fyzicky.
• Jasné pravidlo pre sprístupňovanie digitálnych dokladov audítorom a daňovému úradu pre účely kontroly – novela zavádza právo/povinnosť predložiť doklady v tej forme v ktorej ich podnikateľ vedie a uchováva, t. j. elektronické doklady elektronicky. Spoločnosť tiež môže dať prístup kontrolným orgánom do účtovného softwaru alebo do systému pre správu dokladov, namiesto ich prenášania na diskoch alebo usb kľúčoch.
• Možnosť transformovať účtovný doklad z papiera do elektronickej podoby skenovaním – v minulosti to bolo možné vykonať iba zaručenou konverziou, ktorú mali právo realizovať iba notári a advokáti. Novela zavádza právo transformovať akýkoľvek účtovný doklad z papierovej formy do elektronickej skenovaním alebo naopak vytlačením. Transformáciu medzi papierovou a elektronickou je možné vykonať iba raz (t.j. nie je možné napríklad naskenovaný doklad vytlačiť a považovať ho opäť za papierový originál). Táto možnosť zásadne zrýchľuje a zlacňuje digitalizáciu účtovných dokladov, pretože skener alebo mobil s fotoaparátom sú pre každého oveľa dostupnejšie. Samozrejme, povinnosť uchovávať digitalizované dokumenty po stanovenú dobu, chrániť ich pred zmenou, znehodnotením alebo stratou počas celej tejto doby ostáva zachovaná tak ako bola vyžadovaná aj pri papierových dokumentoch. Na uchovávanie dokumentov týmto spôsobom však v súčasnosti už existuje množstvo praktických a dostupných nástrojov.
• Možnosť archivovať doklady v elektronickej forme bez potreby súbežného papierového archívu – novela povoľuje možnosť archivovať doklady po ich transformácii z papierovej podoby do elektronickej podoby už iba v tejto elektronickej podobe, bez potreby predložiť doklad v budúcnosti v pôvodnej podobe (s výnimkou ak by to vyžadoval iný zákon). Viac o tejto téme nájdete v článku o Novom usmernení, ktoré by malo uľahčiť archiváciu dokumentov.
• Bonus pre spoločnosti, ktoré sa venujú digitalizácii dlhodobejšie – novela uzákonila spätnú platnosť ustanovení o digitálnom archíve aj na doklady, ktoré boli takto transformované a uložené v minulosti. Spoločnosti, ktoré ukladali účtovné doklady digitálne, a držali papierový archív iba preto, že zákon vyžadoval aby boli v prípade potreby schopné predložiť doklad pôvodnej podobe, tak ďalej nemusia robiť, a to aj so spätnou platnosťou.

Teší nás, že novela zákona o účtovníctve potvrdila správnosť krokov VGD v digitalizácii. Čo zároveň znamená pripravenosť VGD na zmeny, ktoré prináša táto novela. Ale aj pripravenosť našich klientov, z ktorých mnohí už dlhšiu dobu využívajú nástroje elektronickej výmeny dokumentov. Všetky tieto zmeny vo vzťahu k účtovným dokladom majú formu rozšírenia možností alebo odbúrania bariér pre tých, ktorí cítili potrebu digitalizácie a automatizácie, ale boli limitovaní legislatívou. Novela samozrejme neruší možnosť práce s papierovými dokladmi ani nestanovuje termíny alebo povinnosti digitalizácie.

Vo VGD Slovakia máme k dispozícii nástroje, ktoré reagujú na tento trend:

• VGD portál (na platforme Tulip) prostredníctvom ktorého si navzájom vymieňame/zdieľame dokumenty elektronicky a ktorý zároveň slúži aj ako úložisko/archív účtovných dokladov,
• Individualizované užívateľské kontá pre používateľov VGD portálu ktoré zabezpečujú, že úkony sú zároveň považované za elektronicky podpísané,
• Možnosť zabezpečenia prístupu pre audítorov alebo daňových úradníkov pri kontrolách k presne definovanej skupine účtovných dokladov, ktoré sú predmetom kontroly,
• VGD portál je vhodným úložiskom elektronických dokumentov, ktoré sem klienti po naskenovaní môžu uložiť, tak ako sú zvyknutí (po nadobudnutí platnosti novely odpadne povinnosť súbežného papierového archívu týchto dokumentov),
• Dokumenty uložené na portáli VGD sú bezpečne uložené, chránené proti neoprávneným zmenám, všetky operácie s nimi sú prehľadne zaznamenané, dokumenty sú zálohované a v prípade potreby exportovateľné.

Navyše tí klienti ktorý využívajú VGD portál pre dokumenty už dlhodobejšie, získali novelou výhodu - všetky novo zavedené pravidlá sa vzťahujú aj doklady uložené elektronicky v minulosti.