Počas prvej vlny COVID-19 sme mnohí boli odsúdení pracovať z domu. Aktuálna situácia tento spôsob práce zintenzívnila, ale je to už dlhodobým trendom, aby sa práca z domu alebo na diaľku stala dôležitejšou súčasťou pracovnej doby.

V záujme dosiahnutia lepšej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, a riešenia problémov s mobilitou, budeme určite stále viac pracovať nezávisle od miesta a času. Opatrenia uložené vládou však teraz prinútili mnoho spoločností prispôsobiť sa rýchlym tempom novej realite. Ale tento alternatívny spôsob práce tu ostane aj po vyriešení situácie s pandémiu a určite sa bude ďalej využívať.

Behom chvíľky sme sa zmenili na efektívnych domácich pracovníkov, pre ktorých žiadna aplikácia pre video hovory nie je neznáma. Pre spoločnosti, kde sú finančné a administratívne procesy stále „na papieri“, však nie je práca z domu vždy ak jednoducho aplikovateľná. Často sú konfrontovaní s nedostatkom efektívnosti pri vykonávaní opakujúcich sa úloh. Nedostatok digitálnych procesov často vedie k mnohým opakovaným telefonátom a e-mailom s cieľom získať odpovede na jednoduché otázky.

Využite toto krízové obdobie a pripravte svoje podnikanie na budúcnosť! V tomto článku vám poskytneme niekoľko tipov, ktoré vám môžu pomôcť urobiť dôležité kroky v digitálnej transformácii.

Digitalizujte nákupný proces

Pomocou nástrojov na digitalizáciu papierových dokumentov môžete všetky svoje ostávajúce faktúry, ktorá zatiaľ stále dostávate na papieri, previesť už dnes do digitálnej formy. Osoba, ktorá zadala objednávku, alebo zodpovedná osoba potom môže online schváliť faktúru, či už je doma alebo v kancelárii. Už žiadne straty času alebo dokumentov v dôsledku papierových faktúr. Sami sme nákupný proces takto digitalizovali a spolu s nami aj mnoho našich klientov.

Digitalizujte proces predaja

V našom predchádzajúcom článku sme už vysvetlili množstvo výhod elektronickej fakturácie.

Vďaka digitálnej fakturácii sa zrýchli množstvo procesov vo firme. Faktúry sa automaticky dostanú do spracovania a na zaúčtovanie. Zbytočné kroky čítania a „prekladania“ faktúr do digitálneho jazyka sa odstránia. Takýto systém umožňuje aj plynulejšie a jednoduchšie platby a tiež zaisťuje, že cash-flow firmy bude stabilnejší. Digitálne systémy uľahčujú aj samotné účtovanie faktúr. Vďaka digitálnej archivácii majú spoločnosti svoje dokumenty k dispozícii rýchlo a v správnom momente.

Digitalizujte kontakt so zákazníkom

Aktuálne chcú zákazníci dostávať svoje výrobky rýchlo a vybavovať svoje objednávky kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Umožnite zákazníkom  zadávať svoje objednávky digitálne. Keď aj iba prostredníctvom jednoduchých formulárov, alebo súborov. Čím viac bude proces štandardnejší tým bude rýchlejší. To povedie ku kratšiemu času od vybavenia objednávky k dodaniu a fakturácii.

Použite systém pre správu a riadenie dokumentov

Spravujte všetky obchodné dokumenty digitálne prostredníctvom systému na právu a riadenie dokumentov. Týmto spôsobom vytvoríte centralizovanú organizáciu dokumentov a súborov, ktoré navyše zostanú kedykoľvek a odkiaľkoľvek prístupné oprávneným zamestnancom. Aj pre tých, ktorí pracujú na diaľku.

Takýchto systémov už v súčasnosti existuje veľké množstvo od veľmi komplexných a drahých až po jednoduchšie a dostupnejšie. My sme tiež pre výmenu dokumentov s našimi klientami využili takýto systém, ktorý sme sprístupnili na našom zákazníckom portáli VGD založenom na platforme Tulip.

Využite údaje vo svoj prospech

Vďaka takýmto digitálnym procesom majú spoločnosti k dispozícii aj väčší tok údajov. Takže pusťte sa do práce aj s týmito údajmi! Automatizovaný reporting v cloude vám umožní držať krok a rýchlejšie reagovať na nové výzvy, ktorým spoločnosť čelí.

Začnite malými zlepšeniami s veľkým prínosom

Počas pandémie Covid-19 existuje nepochybne niekoľko prekážok, s ktorými sa vaša spoločnosť stretáva, ktoré sťažujú efektívne domáce práce a sociálny dištanc. S malými úpravami (za minimálne náklady) často nájdeme pragmatické riešenie, ktoré účinné zrýchlia Vaše procesy a zabránia frustráciám.

Spoločnosť VGD vám rada pomôže s digitálnou transformáciou. Pomocou nástrojov ktoré sme sami zvládli a implementovali vieme aj Vám sprístupniť množstvo riešení, ktoré pomôžu pripraviť vašu spoločnosť na budúcnosť.

Ak potrebujete ďalšie informácie, kontaktujte svojho konzultanta VGD alebo niektorého z našich „digitálnych“ poradcov.