Za posledné obdobie sa u nás čoraz viac udomácnil pojem „homeoffice“, teda možnosť zamestnanca vykonávať prácu pre svojho zamestnávateľa na diaľku, prostredníctvom práce z domu. Takáto prax prináša so sebou častokrát rôzne situácie, kedy zamestnanci pri výkone svojej práce využívajú náradie, zariadenia alebo iné predmety, ktoré sú ich osobným vlastníctvom.

Aké daňové implikácie vznikajú na strane zamestnanca a zamestnávateľa v súvislosti s používaním vlastného náradia, zariadenia a iných predmetov potrebných na výkon práce zamestnanca?

Zamestnávateľovi, ktorého zamestnanci pri vykonávaní svojej práce využívajú predmety osobného vlastníctva, vyplýva v súlade s § 145 ods. 2 Zákonníka práce povinnosť vyplácať zamestnancom za takéto používanie finančnú náhradu. Ak je takýto nárok zmluvne dohodnutý prostredníctvom kolektívnej zmluvy, pracovnej zmluvy alebo prostredníctvom iného interného predpisu, v takomto prípade hovoríme o nárokovej náhrade, ktorá nie je predmetom dane na strane zamestnanca podľa zákona o dani z príjmov.

Ak by však pri využívaní predmetov osobného vlastníctva zo strany zamestnanca neboli dohodnuté podmienky na ich nárokovateľnosť zo strany zamestnanca, avšak zamestnávateľ by aj napriek tejto skutočnosti vyplatil finančnú náhradu svojim zamestnancom, hovoríme o nenárokovej náhrade, ktorá predstavuje zdaniteľný príjem na strane zamestnanca. Ak teda zamestnávateľ poskytuje náhradu zamestnancovi z dôvodu jeho zvýšených výdavkov na vykurovanie, osvetlenie alebo spotrebu vody, ktoré zamestnancovi vznikajú s využívaním vlastných bytových priestorov, podľa Finančného riaditeľstva SR nepôjde o nárokovú náhradu podľa Zákonníka práce, nakoľko byt zamestnanca nemožno považovať za náradie, zariadenie alebo predmet, ktorý zamestnanec potrebuje na výkon práce, a teda pôjde o zdaniteľný príjem zamestnanca.

Hoci v zákone o dani z príjmov absentuje právna úprava bližšieho vymedzenia pojmov „vlastné náradie“, „vlastné zariadenie“ alebo „vlastné predmety“, zamestnávateľ by si mal tieto pojmy vymedziť vo vnútornom predpise a bližšie špecifikovať, čo všetko spadá do takéhoto vymedzenia pojmov.

Splnenie akých podmienok je nevyhnutné za účelom správnosti posúdenia zdaniteľnosti príjmu, resp. jeho oslobodenia, pre zamestnanca, ktorý používa na výkon činnosti vlastné náradia, zariadenia alebo predmety?

Ak ide o výdavky zamestnanca v podobe jednorazového nákupu predmetov podľa pokynu zamestnávateľa, ktoré používa zamestnanec pri výkone svojej činnosti pri domáckej práci, alebo ide o zvýšené výdavky zamestnanca v dôsledku používania náradia alebo zariadenia zamestnávateľa, z pohľadu daňovej legislatívy ide o preukázateľné výdavky vynaložené zo strany zamestnanca v mene zamestnávateľa, ktoré nie sú predmetom dane podľa § 5 ods. 5 písm. c) zákona o dani z príjmov. Chápu sa tak, akoby takéto výdavky vznikali priamo zamestnávateľovi. Zamestnávateľ jednorazovo preplatí takýto zvýšený výdavok uhradený zamestnancom, a teda by sa nejednalo o posúdenie podľa § 5 ods. 5 písm. f) zákona o dani z príjmov, ktoré vyžaduje postupné vylučovanie príjmu zo základu dane zamestnanca počas celej  doby použitia vlastného náradia na výkon práce.

Podmienky (ne)zdaniteľnosti náhrad za zvýšené výdavky:

1. Výdavky zamestnanca sú vyššie v porovnaní s bežnými výdavkami. Všeobecná preukázateľnosť vynaloženého výdavku vyplýva nielen zo zákona o dani z príjmov, avšak v danej súvislosti je potrebné, aby zamestnanec dostatočným spôsobom preukázal aj opodstatnenosť „vyššieho“ výdavku v porovnaní s jeho bežnými výdavkami. Ak teda zamestnanec využíva svoj vlastný telefón, u ktorého má dohodnutý mesačný „neobmedzený“ paušál, len ťažko preukáže zvýšené náklady v súvislosti s jeho využívaním na výkon práce.
2. Preukázateľnosť výdavkov zo strany zamestnanca. Ide o základné pravidlo, kedy je potrebné vychádzať z kalkulácie skutočných výdavkov.
3. Bezprostredná súvislosť s používaním (a nie nákupom) vlastného náradia, zariadenia alebo predmetu zo strany zamestnanca na výkon práce.

Povinnosť zamestnávateľa vyplácať náhradu za používanie predmetov osobného vlastníctva zamestnancov pritom nie je viazaná len na využívanie týchto predmetov na pracovisku, ale môže sa vzťahovať aj na prácu, ktorú zamestnanec vykonáva zo svojej domácnosti. V poslednom období je práca z domu čoraz častejším fenoménom, avšak upozorňujeme, že v tomto prípade je potrebné rozlišovať medzi tzv. domáckou prácou resp. teleprácou a príležitostnou prácou z domu.

Kým v prípade domáckej práce, pre ktorú je charakteristické jej pravidelné vykonávanie v rozsahu ustanoveného týždenného pracovného času alebo jeho časti z domácnosti zamestnanca (pozor, nejde o prácu, ktorá je vykonávaná mimo pracoviska pretože sa na pracovisku nedá vykonávať napríklad vzhľadom na jej terénnu povahu) je zamestnávateľ povinný uhrádzať zamestnancom preukázateľne zvýšené výdavky, ktoré vznikli v dôsledku používania predmetov osobného vlastníctva, v prípade príležitostnej práce z domu zamestnávateľ takúto povinnosť nemá. Aj v tomto prípade však platí, že za splnenia ustanovených podmienok má zamestnanec právo na nárokovú náhradu alebo nenárokovú náhradu.

Zároveň, predmetom dane nie sú ani plnenia, ktoré zamestnávateľ paušalizoval za podmienok, že pri výpočte paušálnej sumy vychádzal z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie týchto plnení, pričom ich výška bola určená na základe preukázanej kalkulácie skutočných výdavkov.

Vyplatenie náhrady, ktorou zamestnanci môžu pokryť zvýšené výdavky, resp. opotrebenie predmetov osobného vlastníctva, ktoré vznikli využívaním týchto predmetov v súvislosti s výkonom ich práce je z pohľadu týchto zamestnancov určite vnímané priaznivo. Z daňového hľadiska je však potrebné upozorniť, že v určitých prípadoch môže byť takáto náhrada považovaná za zdaniteľný príjem zamestnanca, ktorý je zároveň predmetom zdravotného a sociálneho poistenia.

Vo všeobecnosti sú predmetom dane z príjmov najmä nenárokové náhrady (teda náhrady, ktoré zamestnávateľ zamestnancovi vypláca, hoci nie sú splnené podmienky Zákonníka práce), ale zdaňované môžu byť aj nárokové náhrady, a to v prípade, ak ich výška nebola určená na základe kalkulácie skutočných výdavkov zamestnanca. K tomu, aby vyplatená nároková náhrada mohla byť považovaná za náhradu, ktorá nebude u zamestnanca predmetom dane z príjmov je teda podstatné, aby bola jej výška správne vypočítaná, a to na základe kalkulácie skutočných výdavkov, ktoré musí zamestnanec zamestnávateľovi v dostatočnej miere preukázať.

Do kalkulácie skutočných výdavkov možno započítať aj súvisiace výdavky s používaním vlastného náradia (ak ich zamestnanec preukáže), napr. zvýšené výdavky za elektrickú energiu súvisiace s používaním vlastného náradia počas výkonu práce z domu, ktorú môže zamestnanec preukázať rôznym spôsobom, napr. dokladom resp. údajmi o priemernej spotrebe elektrickej energie za prevádzku náradia či dokladom o platbe za spotrebovanú elektrickú energiu.